Neste capítulo, vou falar das cerimônias que costumo usar com os times que eu lidero. Essas cerimônias com diferentes stakeholders têm por objetivo planejamento, alinhamento e gestão de expectativas. Saliento que essa lista não é definitiva, ou seja, a depender da empresa e do contexto, pode ser interessante criar outras, e algumas das cerimônias listadas aqui podem não ser necessárias. Falarei sobre reuniões 1:1 (one on one ou one to one), reuniões de liderança, reuniões de All-Hands, Product Council, Product Update e reunião de estrutura de time.

Reuniões de 1:1

As reuniões de 1:1 são aquelas que o head de produto tem com seus liderados, sua líder, outros membros do seu time e com pessoas de outras áreas.

1:1 com liderados

As reuniões de 1:1 com os liderados são, com certeza, uma das mais importante do head de produto. Devem ser semanais e de uma hora. Caso o head de produto não consiga fazer todas essas reuniões em uma semana e decida fazer quinzenalmente ou diminuir sua duração, é sinal de que o head de produtos está com muitos liderados. Apesar de ter uma hora, essa reunião não precisa necessariamente ocupar uma hora. Em algumas semanas, podem ocupar menos de uma hora, em outras, pode haver a necessidade de mais tempo.

O tema dessa reunião é livre. Questões pessoais, questões do dia a dia, preocupações, feedbacks, retrospectivas. Não deve focar apenas em prestação de contas e relatório de progresso da pessoa. Durante essas conversas certamente aparecerão temas que deveriam ser conversados em conjunto com outras pessoas de seu time, então sugira mover o tema para a reunião de liderança. Uma vez por mês, no início de um novo mês, é importante dar uma passada nos OKRs para ver se tem algum impedimento em que você possa ajudar.

Essa reunião pode ser feita em uma sala, ou em um café ou um restaurante para um almoço. Ou mesmo por vídeo, em casos de as pessoas não estarem no mesmo lugar. Já vi pessoas fazendo 1:1 andando. Fica a seu critério e de seu liderado.

Costumo anotar os temas à medida que lembro de um tópico a ser conversado em um documento compartilhado com o liderado. Divido esse documento em temas novos e, à medida que vamos conversando, anotamos alguns pontos sobre os temas para referência futura. Terminado o 1:1, marco a data quando ocorreu a reunião e abro uma seção de novos temas.

1:1 com sua líder

Você se reporta para alguém na organização, então é importante também manter uma cadência no mínimo semanal de conversas com essa pessoa. Essa reunião deve servir de alinhamento entre vocês dois, para garantir que essa pessoa lhe passe sempre o contexto da empresa e do produto que você lidera nessa empresa, e que ela o ajude a remover os impedimentos.

Como head de produto, pode acontecer de você reportar para alguém que não tenha tanta experiência com gestão de desenvolvimento de produto como você. Por outro lado, essa pessoa terá experiência e conhecimento em outras áreas. É importante essa diferença de conhecimento e de experiência estar clara para ambos, para vocês poderem fazer essas conversas da forma mais proveitosa possível para ambos.

Sobre onde fazer, e como anotar, valem os comentários que fiz acima sobre 1:1 com seus liderados.

1:1 com outras pessoas

Além dos 1:1 com seus liderados e com seu líder que, como disse acima, devem ser semanais e de uma hora, você pode ter a necessidade de fazer 1:1 com outras pessoas do seu time e com pessoas de outras áreas. Isso acontece porque a correria do dia a dia pode ser tão grande que não sobre tempo para que essas conversas aconteçam se não estiverem agendadas. Avalie junto com cada uma dessas pessoas se existe a necessidade semanal, periódica ou apenas eventual para essas conversas. A duração também pode ser menor do que uma hora.

Costumo ter a necessidade de 1:1 semanais com líderes de RH, para conversar sobre necessidades de contratação e gestão de pessoas do time de desenvolvimento de produto. Também costumo ter 1:1 semanais com a líder da área de marketing para falarmos sobre geração de demanda para produto e sobre marketing de produto, ou seja, sobre como contar ao mundo sobre o problema que o produto resolve e como nosso produto o soluciona. Com frequência menor que semanal, pode fazer sentido 1:1 com o líder de vendas, para falarmos sobre o processo de venda do produto, com o líder de operações, para entendermos os impactos operacionais do produto, e com a líder do financeiro, para entendermos as receitas e os custos gerados pelo produto e pelo time.

Reuniões do time de liderança

Reuniões do time de liderança são as reuniões que o head de produto faz com os seus liderados diretos. Além dos liderados diretos, é importante ter a pessoa de RH que está dedicada a ajudar o seu time. Se não tiver alguém dedicado de RH, traga a pessoa mais sênior do RH que tem estado mais próxima do time de desenvolvimento de produto.

Essa é uma reunião de time, não do head de produto. Ou seja, devem ser discutidos temas trazidos por qualquer pessoa do time, e não apenas temas do head de produto. Ela pode acontecer mesmo que não estejam todos presentes. Mesmo quando o head do produto não está presente, ela deve acontecer normalmente. Caso o tema sendo discutido precise da presença de alguém que não está na reunião, deve-se aguardar para discuti-lo quando essa pessoa estiver na reunião.

Os temas a serem discutidos podem ser colocados em um documento do Google Docs, compartilhado com todos as pessoas que participam da reunião. Qualquer pessoa pode colocar temas a serem discutidos. Podem ser os mais variados, desde que façam sentido serem discutidos com as pessoas presentes. Quando surgirem temas propondo para criar alguma nova rotina ou algum novo projeto que faça sentido ser executado, essa é uma excelente oportunidade para a head de produto delegar para alguma pessoa de seu time, que pode criar um subgrupo para lidar com o tema. Exemplos de temas assim são Design System, Hack Day, Plano de Carreira, entre outros. Alguns temas que devem aparecer periodicamente nessa reunião para serem discutidos com todos os líderes do time de desenvolvimento de produto:

• OKRs: definição e acompanhamento de OKRs. Definição, uma vez por trimestre e acompanhamento pelo menos uma vez por mês, idealmente toda semana, para ver se não há algum impedimento que precise ser removido.
• Product Council: falarei um pouco mais à frente neste capítulo sobre a Product Council, que é uma reunião trimestral de apresentação de planejamento do time de desenvolvimento de produto para a liderança sênior da empresa. É importante planejar junto com o seu time o que vai ser discutido na Product Council.
• All-Hands e Product Update: para essas duas reuniões, que são mensais, sobre as quais também falarei um pouco mais à frente, é importante definir junto com o time sobre os temas.
• P&L: do inglês profit and loss ou receita e custo. É importante discutir com o time, pelo menos mensalmente, quanto de receita está sendo gerada com o produto e quanto o time de produto custa, incluindo não só pessoas como todos os outros custos (infraestrutura, treinamento, consultorias etc.).

Antes de entrar no Gympass, eu costumava fazer essa reunião presencialmente uma vez por semana. Essas reuniões tinham uma hora de duração e, quando havia muitos temas, aumentávamos para 1,5 ou 2 horas para poder falar sobre todos os temas. No Gympass, como parte do time ficava em outros países, começamos a fazer a reunião remotamente, mas ainda uma vez por semana. Ainda no Gympass, quando começou a pandemia, decidimos mudar a cadência para diária, dado o volume de temas que tinham que ser discutidos em função da crise. Depois de algum tempo, tiramos a reunião de sexta-feira para criarmos um meeting free day, ou seja, um dia da semana sem reuniões. Quando me juntei à Lopes, por estarmos remotos e termos muito temas para conversar, optamos por fazer nossas reuniões diariamente. Quando percebermos que não há assunto suficiente para uma hora, vamos diminuir a frequência.

Reunião de liderança do seu líder

Além de coordenar sua reunião de liderança com seus liderados, muito provavelmente você participará da reunião de liderados do seu líder, que definirá o modelo e o ritmo dessas reuniões. Aproveite essas reuniões para fazer alinhamento com seus pares e seu líder. Traga temas de desenvolvimento de produto que possam ser relevantes para eles. Se houver espaço, essa é uma boa reunião para trazer esporadicamente algum dos seus liderados para expor algum tema. Com isso, você dará visibilidade para as pessoas do seu time, além de permitir a eles a oportunidade de interagir com outros líderes seniores da empresa.

Reunião de All-Hands

As reuniões de All-Hands são reuniões com todas as pessoas do time de desenvolvimento de produto, não só os seus liderados diretos. Além das pessoas do time de desenvolvimento de produto, devem participar também as pessoas de RH que trabalham junto com o time de desenvolvimento de produto e outros convidados tais como o CEO/founder, líderes de outras áreas e quem mais fizer sentido participar.

O objetivo é comemorar os resultados, falar sobre lições aprendidas, discutir sobre o andamento dos OKRs, apresentar os novos membros do time e qualquer outro assunto que faça sentido conversar com todo o time.

A frequência mais indicada é a mensal e é bacana fazer um happy hour com todo o time após a reunião para descontração. Caso a reunião seja remota, o happy hour também deverá ser remoto.

Product Council

O Product Council, ou conselho de produto é uma reunião com a liderança do seu time e a liderança sênior da empresa em que seu time apresente o planejamento do próximo trimestre e, na virada do ano, do próximo ano. O objetivo da product council é ter todos alinhados em relação aos objetivos a serem alcançados no próximo trimestre e nas métricas que contarão que esses objetivos estão sendo alcançados.

Ela deve acontecer trimestralmente, por volta de uma semana antes de começar o novo trimestre. Nessa reunião, cada líder do time de desenvolvimento de produto apresenta seu planejamento do próximo trimestre para a liderança sênior da empresa. Muitas vezes o planejamento de 3 meses não contempla alguns temas que podem ser importantes para os participantes dessa reunião. Por esse motivo, tenho recomendado o uso do roadmap contínuo de 12 meses (12-month rolling roadmap), que permite mostrar não só o que vem pela frente no próximo trimestre como também nos próximos 12 meses. O objetivo não é discutir se o que está no quarto trimestre deve vir antes do que está no terceiro trimestre, mas sim se o que está no quarto trimestre deveria ser trabalhado no próximo trimestre e, se sim, o que deve ser postergado.

Note que, apesar de estarmos falando de roadmap, a primeira parte fala de objetivos e resultados. É fundamental manter a ordem de prioridade dos temas. Mais importante do que o que vai ser feito são os objetivos que queremos alcançar e quais as métricas que indicam que estamos alcançando esses objetivos. É papel do head de produto relembrar dessa prioridade de discussão dos temas.

Uma forma de mudar o foco para ficar 100% em objetivos e resultados é não usar roadmap e discutir apenas os OKRs. Tanto no Gympass quanto na Lopes tenho tido a oportunidade de participar em Product Councils muito produtivas, focadas exclusivamente em discutir os OKRs.

A duração dessas reuniões depende da quantidade de temas a serem discutidos. Já cheguei a participar de reuniões de Product Council que tiveram que ser feitas em dois dias, dada a quantidade de temas e a necessidade de alinhamento necessário. Por outro lado, as reuniões mais curtas de Product Council que participei duraram entre 1,5 a 2 horas.

A agenda da reunião começa com o head de produto fazendo uma introdução com informações sobre o contexto do planejamento do próximo trimestre e, em seguida, cada um dos líderes do time de desenvolvimento de produto apresenta o seu planejamento.

Um ponto importante é fazer uma prévia da Product Council sem a liderança sênior da empresa, para dar a oportunidade dos membros do seu time se alinharem sobre seus planejamentos caso ainda não o tenham feito. Certa vez fiz uma Product Council sem esse alinhamento prévio e, no meio da apresentação do planejamento de uma pessoa, a outra comentou que ela “não pode ter planejado fazer aquilo pois X e Y não estão prontos e só serão entregues no final do trimestre”, o que mostrava a falta de coordenação entre elas.

Outro trabalho preparatório importante para a reunião de Product Council são reuniões 1:1 que podem ser feitas entre uma líder do time de desenvolvimento de produto e alguém da liderança sênior, para buscar feedback sobre o planejamento em um ambiente mais reservado e já levar o planejamento para a Product Council considerando esse feedback. A recomendação é fazer quantos 1:1s forem necessários para obter um bom alinhamento pré-Product Council.

Product Council com clientes

Uma variação da Product Council que pode ser interessante ser conduzida é a Product Council com clientes, ou seja, você convida alguns clientes para trabalhar com eles uma proposta de priorização para o próximo trimestre. Fizemos isso algumas vezes na Conta Azul, quando chamamos alguns de nossos contadores parceiros para passarem o dia conosco, para dar a eles a oportunidade de conhecer de perto nossa operação e, em uma determinada parte de dia, fazíamos um exercício de priorização com eles, onde elencávamos uma série de funcionalidades, cada uma com um certo custo de desenvolvimento, e os deixávamos escolher dentro de um limite de custo de desenvolvimento que eles poderiam aplicar.

É muito bacana ver clientes passando pela mesma dificuldade que nós, gestores de produto, temos ao tomar decisões de priorização. Essa priorização feita pelos corretores servia como mais um insumo para nosso trabalho de priorização a ser preparada para o próximo trimestre e para ser apresentada na Product Council com a liderança sênior da empresa.

Product Update

Essa também é uma reunião mensal onde o time de produto apresenta para toda a empresa o que foi feito no último mês e o que está planejado para o próximo mês, sempre conectando com os OKRs do time. Essa é uma reunião muito importante para gestão de expectativas. Na Conta Azul, como tínhamos reunião de All-Hands de toda a empresa todas as semanas, pegamos uma dessas reuniões para ser o product update. Já no Gympass, as reuniões de All-Hands aconteciam uma vez por mês, então criamos uma reunião separada, chamada de Global Product Update Call, que tinha que ser uma reunião remota já que o Gympass tinha na época times em 14 países.

Uma maneira de organizar o conteúdo é cada líder do time de desenvolvimento de produto apresentar sua parte ou, a cada mês, um dos líderes se responsabilizar por preparar e apresentar o conteúdo do mês. Além desse conteúdo, o head de produto deve fazer uma introdução e deve haver demonstrações das novas funcionalidades entregues. Idealmente, essas demonstrações devem ser ao vivo. Quanto mais demonstrações e menos slides, melhor. No último product update que participei na Conta Azul fiquei superfeliz pois foi 100% demonstrações.

No final do product update é importante abrir para perguntas e respostas, e as respostas devem ser dadas pelos líderes do time de desenvolvimento de produto.

Essa reunião é muito importante para “prestar contas” para a empresa sobre o que a área de produto está fazendo. Constantemente ouço que o time de tecnologia é uma caixa preta, “ninguém sabe o que eles estão fazendo e não entendemos o que eles falam”. Para tirar essa percepção de caixa preta, o melhor caminho é a comunicação e o product update é um elemento de comunicação bastante eficaz.

Reunião de estrutura de time

Essa reunião pode acontecer de forma independente, ou ser uma parte da reunião de liderança do time. O objetivo é bem simples: decidir em conjunto com o time como será organizado o time de desenvolvimento de produto, como será investido o orçamento para contratação de pessoas e qual a prioridade de contratação. Quais tribos e squads devemos montar? Será que devemos contratar só pessoas para engenharia, ou devemos também trazer designer e gestoras de produto? Devemos olhar o que temos para fazer, o que conseguimos fazer, e o que precisamos de ajuda. É uma reunião colaborativa, que o head de produto deve facilitar.

É importante o pessoal de RH participar dessa reunião. Certa vez na Conta Azul, uma pessoa de RH que acompanhava a área de operações e de vendas pediu para participar dessa reunião para entender a dinâmica e ela ficou impressionada com a capacidade dos participantes da reunião em convergirem sobre a melhor forma de usar o orçamento. Foi quando ela comentou comigo que “o seu time é muito maduro para poder esse tipo de discussão. Lá na liderança de operações e vendas não temos essa maturidade para podermos implementar essa dinâmica”, ao que eu respondi que no começo nós também não tínhamos essa maturidade, mas ela foi conquistada com o exercício constante dessa dinâmica, ou seja, o time foi ganhando maturidade à medida que aprendia a colaborar mais, a entender as necessidades dos outros líderes e a se perceber com um time com objetivo comum.

Resumindo

• Essas cerimônias com diferentes stakeholders têm por objetivo planejamento, alinhamento e gestão de expectativas. Saliento que essa lista não é definitiva, ou seja, a depender da empresa e do contexto, pode ser interessante criar outras e algumas das cerimônias listadas aqui podem não ser necessárias.
• Reuniões de 1:1 são importantes para manter o alinhamento e a comunicação com seus liderados, seus líderes, outras pessoas do time e pessoas das outras áreas. 1:1 com seus liderados e seu líder devem ser semanais e ter reservada uma hora de conversa. Já os 1:1 com outras pessoas podem ter periodicidade e duração menor, ou mesmo ser eventuais. O tema dessas reuniões é livre, e não deve se ater apenas à prestação de contas. Envolvem questões pessoais, o dia a dia, preocupações, feedbacks, retrospectivas.
• Reuniões do time de liderança são as reuniões que o head de produto faz com os seus liderados diretos. Além dos liderados diretos é importante ter a pessoa de RH que está dedicada a ajudar o seu time. O tema é livre, mas é importante discutir periodicamente sobre os OKRs e sobre as dinâmicas de comunicação com o restante da empresa. Devem ser no mínimo semanais. Podem acontecer mais de uma vez por semana, até mesmo diariamente caso haja muitos temas a serem discutidos.
• All-Hands são reuniões com todo o time de desenvolvimento de produto onde são comemoradas as conquistadas e compartilhadas as lições aprendidas. A recomendação é que sejam mensais.
• Product Council são as reuniões onde é apresentado o planejamento do próximo trimestre para a liderança sênior da empresa, preferencialmente no formato de OKRs. Costumam ser trimestrais.
• Product Updates servem para tirar o efeito caixa preta dos times de produto e tecnologia. É quando os líderes desse time apresentam o que foi feito no último mês, o que será feito no próximo mês, como essas entregas impactam nos resultados da empresa, demonstrações das funcionalidades e abertura para qualquer pessoa possa perguntar o que quiser para o time.
• Reunião de estrutura de time serve para discutir junto com a liderança do time de desenvolvimento de produto como o time será organizado, como usaremos o orçamento de contratação e qual a prioridade de contratação.

Com este capítulo, terminamos a parte III sobre ferramentas. No próximo capítulo, farei um grande resumo do livro para servir de referência rápida, com todos os “Resumindo” de todos os capítulos.

Liderança de produtos digitais

Este artigo faz parte do meu mais novo livro, Liderança de produtos digitais: A ciência e a arte da gestão de times de produto, onde falo sobre conceitos, princípios e ferramentas que podem ser úteis para quem é head de produto, para quem quer ser, para quem é liderado por ou para quem tem uma pessoa nesse papel na empresa. Você também pode se interessar pelos meus outros dois livros:

• Gestão de produtos: Como aumentar as chances de sucesso do seu software
• Guia da Startup: Como startups e empresas estabelecidas podem criar produtos de software rentáveis