Já contei sobre como substituímos os roadmaps por OKRs na Locaweb. Nesse artigo também falei sobre algumas lições aprendidas. Acabamos de fazer a retrospectiva do último trimestre e adivinha só o que aconteceu? Aprendemos mais algumas coisas interessantes, que vou compartilhar aqui! 🙂

Réguas claras para os KRs

Um dos pontos que chamou a atenção na última retrospectiva foram a falta de clareza da definição sucesso ou insucesso de cada KR. Na tentativa de criar um padrão de análise igual para todos os KRs, nós os definíamos sempre com um valor alvo e o critério de sucesso era definido como sendo o atingimento de 80% ou mais do valor alvo e o de insucesso era o atingimento de 40% ou menos do valor alvo.

O problema é cada KR tem seu próprio contexto e sua própria mecânica. Enquanto para um determinado KR o atingimento de 80% de seu valor alvo pudesse ser considerado bom, para outro, esse mesmo atingimento de 80% poderia ser considerado ruim e, para ser considerado bom, seria necessário o atingimento de 98% do valor alvo.

Em função disso, cada KR terá agora 3 valores, o valor alvo, o valor acima (ou abaixo) do qual o KR será considerado OK e o valor abaixo (ou acima) do qual o KR será considerado como não OK.

KRs semanais

Ao definir KRs, é comum nos depararmos com métricas de mensuração mensal como, por exemplo, churn, novas vendas, receita, margem, contatos de suporte e assim por diante. Como essas métricas são mensais, durante um trimestre teremos apenas duas oportunidades de avaliar se o que estamos fazendo está surtindo efeito em mover o ponteiro. Duas oportunidades é muito pouco, se você erra a primeira, só tem mais uma.

Por esse motivo nós decidimos nos esforçar em dividir métricas mensais em semanais. A ideia é fazer isso de forma bem simples, dividindo o valor mensal por 4. Por exemplo, se o objetivo for 2000 novas vendas por mês, deveremos ter pelo menos 500 novas vendas por semana. Assim, se numa determinada semana tivermos 380 vendas, saberemos que estamos atrás que teremos que compensar de alguma forma na semana seguinte. Um outro exemplo pode ser um KR de atingir um churn de 2% ao mês ou menor. Esse churn de 2% ao mês equivale aproximadamente a 0,5% de churn por semana. Assim, se numa determinada semana tivermos 0,3% de churn estaremos bem, mas se tivermos 0,6% de churn estaremos mal.

Com KRs semanais é possível acompanhar de forma fácil e frequente se estamos bem em relação a um determinado KR e fazer ações apropriadas para manter ou melhorar o KR sem ter que esperar o fechamento do mês para ver como estamos.

Lag measure vs lead measure

A maioria das métricas que olhamos podem ser chamadas de lag measures ou métricas históricas. Elas contam o resultado de algo que aconteceu, mas não contam o que foi feito para esse algo acontecer. Para que algo aconteça é importante que a gente saiba quais são as lead measures, ou seja, o que precisa ser feito. Exemplificando, quando uma pessoa emagrece 5 quilos em 3 meses, a lag measure é emagrecer 5 quilos em 3 meses, mas quais foram as lead measures feitas para atingir esse resultado? Provavelmente ela deve ter restringido sua alimentação a um determinado número de calorias por dia, evitado determinado tipo de alimentos e se exercitado por uma certa quantidade de minutos uma certa quantidade de vezes por semana. Essas são as lead measures que levaram à lag measure de emagrecimento descrita. Outro bom exemplo, agora que estamos próximos das Olimpíadas, são os resultados esportivos. Por exemplo, determinado país foi líder no quadro de medalhas dos últimos jogos Olímpicos. Essa é a lag measure. E quais foram as lead measures para obter esse resultado? Investiu em formação de atletas e em patrocínio para o esporte.

KRs normalmente são lag measures. NPS, TMA, novas vendas, receita, custo, churn, quantidade de contatos, etc. Todas essas métricas são lag measures. Mas quais são suas lead measures? O que as faz mudar de valor? O que as influencia? É muito importante conhecer esses influenciadores para saber onde trabalhar para mexer na métrica. Na Locaweb fizemos um trabalho de mapeamento de influenciadores de NPS e de TMA. Esse trabalho consistiu de algumas sessões de brainstorming onde procuramos identificar tudo o que influencia o NPS ou o TMA. Em seguida, para cada item, avaliamos se já o medimos, se o valor medido parece estar OK e qual o seu impacto, usando uma escala simples do tipo P, M eG, na lag measure. Com isso conseguimos um bom guia do que deve ser nosso foco para podermos melhorar o NPS e o TMA.

Dashboard visíveis

Outro ponto importante que pode ajudar bastante é o conceito de controles à vista. Esse conceito é bastante difundido nas metodologias ágeis, com os times tendo um quadro que os permite constante ver como andam as principais métricas e, em alguns casos, sua evolução histórica. O uso de controles à vista tem origem no sistema de produção usado em fábricas japonesas conhecido como kanban. Aliás, a palavra japonesa kanban significa, literalmente, cartaz ou placar.

A ideia aqui é criar um placa à vista que mostre o que são os OKRs e como eles estão progredindo. Com isso fica mais fácil para todo o time acompanhar a evolução de cada uma de suas métricas.

Contudo, só ter o dashboard visível não é suficiente. Ele precisa ser constantemente atualizado para ser útil. Daí a quinta lição aprendida.

OKRs weekly standup

Mais uma ideia que também está sendo “emprestada” das metodologias ágeis. Como explicado acima, não basta só o time criar o seu dashboard visível, ele precisa ser atualizado. A sugestão é atualizá-lo semanalmente, afinal definimos KRs para serem acompanhados semanalmente.

Uma reunião em pé de 15 minutos para atualizar os KRs, e cada um contar o que fez na semana passada e o que pretende fazer na semana atual. Algo bem simples, mas que ajuda na comunicação e no comprometimento do time.

Aprendizado contínuo

Temos aprendido muito com o uso dos OKRs. O fato de começarmos a medir mais nos ajuda a visualizar melhor como estão as coisas e a identificar pontos de melhoria. Temos certeza de que iremos continuar aprendendo bastante e vou continuar compartilhando à medida que formos aprendendo.

E vc, já implementou OKRs na sua empresa? Compartilhe vc também suas lições aprendidas!